Privacyverklaring

Deze privacyverklaring legt uit hoe Alma Conecta omgaat met persoonsgegevens. We verwerken bewust zo min mogelijk gegevens en kiezen voor EU-gevestigde of zelf-gehoste verwerkers, zodat jouw gegevens en die van je huurders binnen de Europese Unie blijven.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Alma Conecta is een dienst van eenmanszaak K. Meijer.

• Eenmanszaak K. Meijer (handelsnaam Alma Conecta)
• KvK-nummer: [KvK-nummer]
• Vestigingsadres: [vestigingsadres]
• E-mail: info@almaconecta.eu

2. Welke gegevens we verwerken

Afhankelijk van hoe je Alma Conecta gebruikt, verwerken we:

• Accountgegevens — naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen) en voorkeurstaal.
• Pand- en huurgegevens — adressen, units, huurcontracten, huurprijzen en betaaltermijnen.
• Huurdergegevens — NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en IBAN van huurders die je als verhuurder invoert.
• Fiscale gegevens — NIE/CIF, mede-eigenaarschap en gegevens die nodig zijn voor de Spaanse Modelo 210 en box 3.
• Betalingen en banktransacties — geboekte betalingen en, bij gebruik van de bankkoppeling of bankimport, transactiegegevens van je zakelijke rekening (datum, bedrag, tegenpartij, omschrijving, IBAN).
• Documenten — contracten, facturen, certificaten en andere bestanden die je uploadt.
• Correspondentie — notities en e-mailberichten (inclusief inkomende e-mail op je persoonlijke ingestie-adres) die je in Alma bewaart.

3. Doeleinden en grondslag

We verwerken deze gegevens om de dienst te leveren: huurbeheer, betalingsadministratie, herinneringen, fiscale exports en het huurder-portaal. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst met jou als gebruiker, en — voor de gegevens van huurders — jouw gerechtvaardigd belang als verhuurder bij een correcte administratie. We gebruiken je gegevens niet voor advertenties en verkopen ze nooit aan derden.

4. Bankkoppeling (PSD2)

Als je je bankrekening koppelt, verloopt dit via Enable Banking, een binnen de EU gereguleerde aanbieder van rekeninginformatiediensten (AIS). De koppeling is uitsluitend lezend: Alma haalt transactiegegevens op om binnenkomende huurbetalingen te herkennen en voor te stellen. Alma kan via deze koppeling geen betalingen uitvoeren en heeft geen toegang tot je inloggegevens van de bank — die voer je rechtstreeks bij je bank in. Je geeft expliciet toestemming bij het koppelen en kunt die toestemming op elk moment intrekken door de koppeling in Alma te verwijderen.

5. Verwerkers

We schakelen de volgende verwerkers in. Allemaal EU-gevestigd of zelf-gehost binnen de EU:

• Hetzner Online GmbH (Duitsland) — hosting van de applicatie, database en bestandsopslag (S3).
• Proton AG (Zwitserland, met EU-adequaatheid) en een eigen SMTP-sidecar — uitgaande en inkomende e-mail.
• Mistral AI (Frankrijk) — automatische documentextractie en de ingebouwde assistent. Documentinhoud wordt hiervoor naar Mistral gestuurd; Mistral gebruikt deze niet om modellen te trainen.
• Enable Banking (Finland) — uitsluitend bij gebruik van de bankkoppeling, voor het ophalen van transactiegegevens.

6. Bewaren en verwijderen

We bewaren je gegevens zolang je een account hebt. Alma kent geen "soft deletes": als je gegevens of je account verwijdert, worden de bijbehorende records én bestanden definitief gewist. Een verwijderverzoek op grond van de AVG voeren we langs dezelfde weg uit. Houd er rekening mee dat je zelf wettelijke bewaarplichten kunt hebben (bijvoorbeeld een fiscale bewaartermijn voor je administratie).

7. Beveiliging

Verkeer verloopt versleuteld via HTTPS, wachtwoorden bewaren we als gehashte waarde en toegang is afgeschermd per organisatie. In onze logbestanden leggen we geen namen, e-mailadressen, IBAN's of documentinhoud vast.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, dataportabiliteit en bezwaar tegen verwerking. Neem hiervoor contact op via info@almaconecta.eu. Ben je het oneens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies en lokale opslag

Alma gebruikt geen tracking- of advertentiecookies. We bewaren alleen wat technisch nodig is om je ingelogd te houden en je voorkeuren (zoals ingevulde importinstellingen) lokaal in je browser op te slaan.

10. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienst verandert. De datum bovenaan toont de laatste wijziging. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je via de app of per e-mail.

11. Contact

Vragen over deze verklaring of over je gegevens? Mail naar info@almaconecta.eu.